Écrire une lettre de réclamation

Vous êtes un particulier et vous vous heurtez à un voisin plutôt indélicat dont le chien aboie toute la nuit?

Vous êtes un consommateur et vous êtes très surpris de voir que la réparation de votre ordinateur ne soit pas pris en charge par la garantie?

Vous êtes un salarié dont le patron a "omis" de vous payer les heures supplémentaires du mois dernier?

Vous vivez dans une commune dont le Conseil Municipal a adopté le passage du T.G.V. non loin de chez vous, et vous souhaitez faire valoir vos droits?

Les motifs de possible mécontentement sont très nombreux ; nous nous heurtons tous, régulièrement, à des dysfonctionnements, des négligences, des erreurs volontaires ou pas, ou à un non respect des engagements contractuels, et nous sommes obligés de rédiger des lettres de réclamations afin de tenter d'obtenir gain de cause.

Les lettres de réclamation figurent parmi les plus difficiles à rédiger. Pour bien réussir à exprimer vos doléances, n’oubliez pas ceci : il ne s'agit pas de vous défouler sur la personne, le service ou la société qui vous pose un problème. Gardez bien en tête qu'une lettre écrite de manière diplomatique permet souvent de trouver de meilleurs compromis, acceptables pour les deux parties.

👉Soyez précis (dates, objet de la réclamation, références client, ...) afin de permettre à votre interlocuteur de bien situer l'origine du contentieux.

👉Soyez bref : une description courte et précise aura plus de chance d'être lue qu'une longue dissertation.

👉Écrivez dans un langage compréhensible : soignez votre grammaire et votre syntaxe.

👉Chassez les fautes d'orthographe.

👉Respectez votre interlocuteur, restez poli(e) et vouvoyez-le.

👉Respectez les règles de présentation des lettres officielles (nous consacrerons prochainement un post à ce sujet).

👉En cas de doute, n'hésitez pas à nous consulter, notamment via notre site DG CONSEIL.

Une fois la lettre rédigée, passez à la mise sous pli :

▶Joignez des documents ou justificatifs, mais utilisez exclusivement des copies ; conservez toujours les originaux.

▶Conservez toujours un double du courrier que vous envoyez afin de pouvoir le confronter à la réponse qui vous sera faite.

L'envoi de votre courrier doit se faire par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception. Ce sera la preuve que son destinataire a bien reçu votre réclamation. Évitez de traiter par e-mail : c’est moins direct, moins contraignant, et les contours juridiques n’en sont pas encore clairement définis.

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